Työstä, työnohjauksesta ja coachingista

Mihin työnohjauksella ja coachingilla voidaan vaikuttaa?

Työnohjaajaopintojeni aikana minua alkoi askarruttaa työnohjauksen ja coachingin vaikutukset. Mitä tiedämme näiden ohjausmuotojen vaikuttavuudesta? Miten työnohjauksen ja coachingin tuloksia ja vaikutuksia tulisi arvioida? Niinpä kartoitin aihetta lopputyössäni. Tässä pieni katsaus siihen mitä sain selville.

Työnohjauksen ja coachingin vaikuttavuudesta on tehty lukuisia selvityksiä aina 80-luvulta alkaen. Suurin osa työnohjauksen vaikuttavuuden arvioinnista, niin Suomessa kuin muissa maissa, keskittyy hoitotyössä toteutettuun työnohjaukseen. Viime vuosikymmeninä on tehty yksittäisiä selvityksiä myös muilta aloilta. Coachingin vaikuttavuutta on selvitetty useammilla aloilla. Laajempi tutkimus molempien ohjausmuotojen vaikuttavuudesta kuitenkin puuttuu, joten tuloksia on hankala yleistää.

Mitä tähän mennessä tehdyt selvitykset sitten kertovat?

Tytönohjauksen ja coachingin vaikutuksia on havaittu niin työntekijässä itsessään, työteossa kuin työyhteisössä.

Työnohjauksella ja coachingilla voidaan vaikuttaa esimerkiksi:

  • käsitykseen omasta ammatti-identiteetistä ja työroolista
  • työn rajaamiseen ja priorisointiin
  • työmotivaatioon ja työhön sitoutumiseen
  • yhteistyön tehokkuuteen ja joustavuuteen sekä työyhteisön henkilösuhteisiin

Ammatilliset yhteisöt velvoittavat arvioimaan tuloksellisuutta

Suomen työnohjaajat ry:n Työnohjauksen eettiset periaatteet velvoittavat työnohjaajaa keräämään palautetta ja arvioimaan ohjauksen tuloksellisuutta.

Suomen ICF:n sivuilla, coachin eettisissä säännöissä ei mainita arviointia, mutta ICF:n coachin ydintaidoissa kuvataan, että coach luo tavoitteet yhdessä asiakkaan kanssa ja ”sopii tai tarkistaa yhdessä asiakkaan kanssa, miten onnistumista mitataan coaching-prosessissa ja yksittäisessä coaching-tapaamisessa”.

Koostin ICF:n ja Suomen työnohjaajien ohjeista listan siitä kuinka ammattimaisesti toimiva työnohjaaja tai coach huolehtii työnsä arvioinnista ja tuloksista.

Työnohjaaja tai coach:

  • kerää palautetta ohjauksestaan
  • varaa riittävästi aikaa arvioinnille
  • arvioi ohjauksen tuloksellisuutta ohjattavan ja hänen organisaationsa tarpeiden kannalta
  • luo tavan reflektoida omaa työtään säännöllisesti
  • pohtii omaa työskentelyään kriittisesti, avoimesti ja ammatillisesti

Työnohjaajaopintojeni lopputyössä loin kaksi välinettä, joita voin hyödyntää ohjausteni tulosten ja vaikuttavuuden varmistamiseen sekä oman työni reflektointiin. Esittelen niitä seuraavissa postauksissani.

Vaikuttavuuden tutkimus on haastavaa ja tärkeää

Tulosten arviointi on tärkeää joka päiväisessä työssä. Siitä on kuitenkin matkaa vaikutusten todentamiseen. Työnohjauksen tulos voi olla esimerkiksi se, että ohjattavan työn priorisointi -taidot lisääntyivät. Mutta mikä on tämän tuloksen vaikutus vaikkapa työn tuloksiin tai työhyvinvointiin?

Erilaisten interventioiden kuten työnohjauksen tai coachingin vaikutusten todentaminen ei ole helppoa eikä yksiselitteistä. Se on kuitenkin tärkeää, jotta emme olisi ainoastaan kokemustiedon varassa. Omasta kokemuksestani ja saamastani palautteesta tiedän, että työnohjauksella on merkitystä. Tämän tiedon rinnalle kaipaan kuitenkin kattavaa tutkimustietoa.

Jos haluat perehtyä tarkemmin työnohjauksen ja coachingin vaikutuksiin, saat lisätietoja esimerkiksi kirjasta Paunonen-Ilmonen, Marita, Heinonen, Ulla (2015). Työnohjaus- ja coachingtoiminnan vaikuttavuus. Sued management oy. 

Milloin kannattaa käyttää coachia?

Olen itse käyttänyt coachingia opintojen ja yrittäjyyden tukena. Coach auttoi minua asettamaan riman oikealle korkeudelle ja työskentelemään tehokkaasti ja järkevästi tavoittelemieni asioiden parissa. Koska käsittelimme asioita myös pintaa syvemmältä, itsetuntemukseni vahvistui ja sain uusia ajattelumalleja, joita olen voinut hyödyntää myöhemminkin.

Coachina olen tukenut asiakkaitani muun muassa uuden työtehtävän ja projektin haltuun ottamisessa, urasuunnittelussa ja ollut työssä jaksamisen ja esihenkilötyön tukena.

Coachina olen voinut tukea konkreettisten asioiden ratkomisessa, kuten ajanhallinnassa sekä työtapaamisten tai työhakemuksen suunnittelussa. Sen lisäksi olemme tarkastelleet mieltä vaivaavia asioita uusista näkökulmista ja tehneet näkyväksi omaa kehitystä ja omia vahvuuksia. Omien tavoitteiden, arvojen, uskomusten ja oman toiminnan luotaaminen on syventänyt työskentelyä ja oppimista.  

Coach siis tukee asiakkaitaan tavoitteiden asettamisessa, omien voimavarojen tunnistamisessa ja käyttämisessä. Hän kysyy, kuuntelee, auttaa pohtimaan asioita eri näkökulmista ja haastaa ajattelemaan avoimemmin, ilman rajoittavia uskomuksia. Coach antaa aina yksilöllistä ja räätälöityä tukea. Hän myös auttaa motivaation ylläpitämisessä ja mahdollisten ongelmien ennakoinnissa. Coachingin aikana opit taitoja, jotta voit hyödyntää myös jatkossa monissa eri tilanteissa.

Missä tilanteissa coach voi olla avuksi?

Tässä muutamia esimerkkejä tilanteista, joissa coachingista voi olla apua.

  • Oman osaamisen kehittämiseen: Coachingia kannattaa käyttää, kun haluat kehittää ammatillista osaamistasi. Kyse voi olla esimerkiksi ajanhallinnasta ja priorisoinnista, palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta, vuorovaikutus- tai päätöksentekotaidoista, toimeenpanokyvystä tai tiimin, projektin tai muutoksen johtamisesta.
  • Tavoitteiden saavuttamisen tukena: Kun sinulla on jokin tavoite, jonka eteen ponnistelet, coaching voi auttaa tavoitteen saavuttamisessa. Kyse voi olla uudesta työtehtävästä, roolista, asiakkaasta, projektista tai esimerkiksi opinnoista tai opinnäytetyöstä.
  • Oman uran suunnittelun tukena: Kun haluat edetä urallasi tai tunnet, että haluaisit ottaa seuraavan askeleen, muttet vielä tiedä mitä se on, coach voi auttaa suuntaamaan ajatuksia ja toimintaasi uramuutoksen toteuttamiseen. Joskus kyse voi olla työn tuunaamisesta, toisinaan taas uralla etenemisestä tai astumisesta kokonaan uuteen ammattiin.
  • Itsetuntemuksen ja hyvinvoinnin kehittämisessä: Itsetuntemuksen ja oman hyvinvoinnin kehittäminen on lähes aina osa coacgingprosessia. Se voi myös olla coachingin keskeisin tavoite.
  • Haastavien tilanteiden ja muutosten tukena: Ongelmat ja vaikeudet kuuluvat elämään. Työelämässä muutokset ja epävarmuus ovat lisääntyneet. Vaikeuksien ja muutosten käsittelyä kanttaa tehdä yhdessä muiden kanssa. Myös coach voi olla avuksi. Kun haluat oppia käsittelemään haastavia tilanteita paremmin ja vahvistaa resilienssiäsi, voit hyödyntää coachingia.

Coaching on erinomainen väline silloin kun haluat kehittyä, tehdä muutoksen ja saavuttaa tavoitteita tai kun kun haluat ylläpitää hyvinvointiasi tai ammatillista osaamistasi. Se auttaa näkemään asioita uudessa valossa ja tekemään oivalluksia. Coachingin avulla voit saada ratkaisuja pitkäänkin vaivanneisiin asioihin.  

Coaching-tapaamiset ovat sinua varten: saat aikaa ajatella asioita perusteellisesti ja tukea oman näköisten ratkaisujen tekemiseen.

Työnohjauksen tulokset tehdään yhdessä ja verkostoissa. Miten tämä näkyy arvioinnissa?

Työnohjauksen vaikuttavuutta ja tuloksia on yleensä mitattu melko suoraviivaisesti. Saavutettiinko halutut tavoitteet? Vaikuttiko ohjaus ohjattaviin kuten ajateltiin? Oliko ohjattava tyytyväinen?

Tässä lineaarisessa näkökulmassa ohjattava on ohjaamisen kohde. Ohjaajalla on keino X, josta seuraa ohjattavaan vaikutus Y. Tämä ei tietenkään vastaa ohjauksen arkea. Siksi ajattelin nyt sukeltaa hieman syvemmälle vaikutusten arvioinnin maailmaan ja tarkastella systeemisestä näkökulmasta, miten vaikutukset työnohjauksessa syntyvät.

Tulokset tehdään yhdessä

Tosiasiassa ohjattava on ohjauksessa aktiivinen tekijä, ei ohjauksen kohde. Työnohjauksessa tulokset rakentuvat aina vuorovaikutuksessa. Toimiva yhteistyö ohjaajan ja ohjattavan välillä on itseasiassa yksi tärkeimmistä tekijöistä onnistuneen ohjauksen takana.

Vuorovaikutusta ja toimintaa ohjaavat mm. erilaiset säännöt, tavat, käytetty kieli ja välineet. Näistä eri näkökulmista syntyy monipuolinen näköala ohjaukseen:

  • Mitä pelisääntöjä alussa sovittiin ja noudatettiinko tai muutettiinko niitä?
  • Puhuttiinko suoraan, kepeästi, vakavasti? Millaisia sanavalintoja tehtiin?
  • Mistä puhuttiin? Mistä ei puhuttu?
  • Oltiinko Teamsissä vai livenä? Tökkikö yhteys?
  • Käytettiinkö sovelluksia, fläpppiä, monisteita, kortteja tai liikuttiinko tilassa? Miten ja milloin käytettiin?
  • Millaisia toistuvia kaavoja ja tapoja yhteistyöhön syntyi?
  • Millaisia jännitteitä oli ja miten niitä ratkottiin?
  • Mikä tässä kaikessa säilyi ja mikä muuttui matkan aikana?

Ryhmä- ja tiimiohjausten arvioinnissa tarkastellaan myös ryhmän jäsenten välisiä suhteita.

Vaikka työnohjauksessa on kyse ohjattavan tai ohjattavien kehittymisestä, on ohjauksen vaikuttavuuden selvittämisessä syytä kiinnittää huomiota myös työnohjaajan toimintaan.

Tulokset syntyvät systeemeissä

Saavutettiinko ohjauksen tavoite? Aina muutos ei tapahdu hetkessä vaan se kehkeytyy ajan kanssa. Voi siis olla vaikeaa todeta, että muutos tapahtui tai sitä ei tapahtunut. Sen sijaan jokin on vienyt meitä kohti tavoitettamme. Niinpä voikin olla parempi kysyä missä määrin tavoite saavutettiin.

Ohjauksessa tapahtuu myös muita kuin tavoiteltuja muutoksia. Ne voivat osoittautua matkan varrella alun perin tavoiteltuja muutoksia tärkeämmiksi. Onkin tärkeää olla lukitsematta näkökulmaa vain asetettuun tavoitteeseen.

Mikä muutoksen sai aikaan? Kun muutos ohjattavan elämässä tapahtuu, on usein vaikea sano, mikä yksi asia olisi mahdollistanut muutoksen. Yleensä se on monen tekijän summa. Monipuolisempaa ymmärrystä saamme, jos kysymme mikä kaikki mahdollisti muutosta, mikä sitä esti ja miten esteitä ratkoimme.

Työnohjaus ei tapahdu tyhjiössä. Ohjattava elää ja toimii verkostoissa, joissa eri asiat mahdollistavat tai estävät muutosta. Vaikutukset rakentuvat aina ohjausta laajemmissa systeemeissä. Harvemmin kiinnitämme myöskään huomiota niihin verkostoihin, joissa ohjaaja toimii ja siihen miten ne vaikuttavat ohjaukseen.

Monipuolinen arviointi tuottaa monipuolisempaa tietoa

Edellä kuvatut näkökulmat perustuvat systeemiseen vaikuttavuuden arviointiin. Tällaisen arvioinnin etuja on, että se ohjaa tuottamaan monipuolisen ja laajan näkökulman prosessista ja ottaa huomioon kontekstin, jossa toimitaan. Haasteena on se, että arviointi vie aikaa ja on verrattain työlästä. 

Työnohjaajakoulutukseni lopputyössä pari vuotta sitten, tuotin systeemiseen vaikuttavuuskäsitykseen perustuvan arviointivälineen. Välineen avulla on mahdollista tuoda uutta näkökulmaa työnohjauksen arviointiin verrattain kevyellä tavalla. Välineeseen kootut kysymykset ovat monelle työnohjaajalle tuttuja. Välineessä ne on jäsennetty systeemisen lähestymistavan käsitteiden avulla.

Arviointiväline monipuolisen tiedon tuottamiseen

Työnohjauksen vaikutusten systeeminen arviointi -väline

Välineen avulla avataan näkökulmia siihen:

  • mitä ohjausprosessissa ja siihen liittyvissä vuorovaikutussuhteissa tapahtui?
  • millaisessa konteksteissa työnohjaus tapahtui ja miten ohjausprosessi ja siihen osallistuvat kytkeytyvät näihin konteksteihin?
  • miten käytetyt välineet, kieli ja säännöt vaikuttivat työnohjaukseen?
  • mitä muutoksia näissä tapahtui prosessin aikana?

Arviointivälinettä voidaan käyttää työnohjausprosessin lopussa arviointikeskustelun apuvälineenä. Se tarjoaa useita näkökulmia ja jäsennystä arviointikeskusteluun. Välinettä kannattaa käyttää silloin kun halutaan paneutua arviointiin, tuottaa tietoa prosessista ja hyödyntää sitä oppimisen apuna. Välinettä on käytetty mm. työnohjaajakoulutuksiin kuuluvien työnohjausprosessien arvioinnissa.

Ennen keskustelua on hyvä kerrata ohjausprosessin kulkua. On myös tärkeää korostaa, että jokainen (niin ohjaaja kuin ohjattavat) ovat tarkastelleet työnohjausta ja siihen liittyviä teemoja omasta näkökulmastaan ja juuri näitä eri näkökulmia on tärkeä tarkastella rinnakkain, yhtä arvokkaina. Jokaisella osallistujalla on tarkoituksensa prosessissa ja arvioinnissa, ja jokainen on riippuvainen muista ryhmän jäsenistä.

Arviointikeskustelua kannattaa tehdä näkyväksi esimerkiksi kirjaamalla havaintoja fläpille tai etäohjauksessa johonkin jaettuun sähköiseen välineeseen.

Lomakkeen kysymykset on jätetty sen verran yleisiksi, että ne mahdollistavat eri teemojen ja näkökulmien käsittelyn. Lomaketta voi hyödyntää työnohjauksen lisäksi myös muiden ohjausmuotojen kuten coachingin tai uraohjauksen arvioinnissa.

Tilaaja, millaisia tuloksia haluat työnohjaukselta?

Ennen työnohjauksen aloittamista tilaaja, työnohjaaja ja ohjattavat neuvottelevat ohjauksen tavoitteista. Tämä on tärkeä vaihe tulosten ja vaikuttavuuden varmistamisessa. Siihen kannattaa panostaa, kun haluaa varmistaa ohjaukseen tehtävän investoinnin hyödyt.

Usein työnohjaaja neuvottelee ensin tilaajan kuten HR:n tai esihenkilön kanssa ja saa alustavan kuvauksen tilanteesta ja tarpeista. Kun sopimus on syntynyt, aloitetaan työnohjaus. Ensimmäisen ohjauskerran alussa työnohjaaja keskustelee ohjattavan tai ohjattavien kanssa työnohjauksen tavoitteista. Mikään ei kuitenkaan estä käymästä keskusteluja alusta saakka kolmikantana tilaajan, ohjattavan ja työnohjaajan kesken. Jos ohjattava hankkii työnohjausta itselleen, suunnittelua tehdään ohjattavan ja ohjaajan kesken.

Lomake yhdessä suunnittelun tueksi

Osana työnohjaajakoulutuksen lopputyötäni kehitin välineen, jonka avulla ohjaaja, tilaaja ja ohjattavat voivat yhdessä suunnitella ohjausprosessia ja sen vaikuttavuutta. Välinettä voidaan käyttää niin tiimi-, ryhmä-, kuin yksilötyönohjauksessa.

Kyseessä on simppeli lomake, johon voi helposti dokumentoida käytyjen keskustelujen pääkohdat.

Väline perustuu vaikuttavuus-ketju-malliin, jota käytetään paljon projektien suunnittelussa ja arvioinnissa. Vaikuttavuusketju koostuu neljästä osasta: Panos-Tuotos-Tulos-Vaikutus (Input-Output-Outcome-Impact).

Työnohjauksen vaikuttavuuden varmistamisen ja arvioinnin väline

Suunnittelun vaiheet

Keskustelussa kannattaa edetä lomakkeen vaiheiden mukaan. Näin suunnittelu etenee johdonmukaisesti.

  1. Vaikutukset: Suunnittelu kannattaa aloittaa vaikutuksista ja keskustella siitä, mihin työnohjauksella halutaan vaikuttaa. Tämän kuvaamisessa tilaajalla ja ohjattavilla on erityisen tärkeä rooli. Ohjaaja voi kertoa, millaisia vaikutuksia työnohjauksella tutkimusten ja omien kokemustensa mukaan yleensä on.
  2. Tulokset: Tämän jälkeen voidaan pohtia yhdessä sitä, millaisia tuloksia eli konkreettisia muutoksia ajatuksissa, toiminnassa tai työyhteisössä tavoitellaan? Näiden tulisi olla sellaisia asioita, jotka vaikuttavat kohdassa 1 valittuihin asioihin. Kovin tarkkaan tavoitteita ei kannata rajata. On hyvä pitää mielessä, että työnohjauksella on onnistuessaan mahdollista saavuttaa hyvin monipuolisia tuloksia ja niitä kaikkia on usein vaikea ennakoida.
  3. Tuotokset: Työnohjaaja kertoo siitä, millainen toiminta työnohjauksessa auttaa saavuttamaan haluttuja tuloksia. Työnohjaaja voi myös kuvata erilaisia vaihtoehtoja ja omaa ohjaustapaansa. On myös hyvä selvittää millaisia työmuotoja ohjattavat toivovat ja sopiiko työnohjaajan lähestymistapa ohjattavien tarpeisiin. Jossain tapauksessa työnohjauksessa on paikallaan vain keskustella, toisessa taas tehdä työtyylikartoitus tai mielikuvaharjoituksia keskustelun pohjaksi, ja kolmannessa käyttää vaikkapa draaman keinoja.
  4. Panokset: Lopuksi arvioidaan millaisia panoksia asetetut tavoitteet edellyttävät. Joskus voi käydä niin, että tavoitellut vaikutukset ja tulokset edellyttävät enemmän ohjauskertoja kuin niitä on mahdollista hankkia. Tästä on hyvä keskustella suunnittelun yhteydessä ja asettaa panokset ja tuotokset tasapainoon. Näin kaikilla osapuolilla on realistiset odotukset ohjausprosessille.

Yhdessä jäsennetty ja dokumentoitu suunnitelma auttaa kaikkia toimimaan tavoitteiden suuntaisesti, mikä jo itsessään auttaa varmistamaan tavoitteiden saavuttamisen ja sujuvan yhteistyön.

Ohjausprosessin edetessä voidaan palata suunnitelmaan ja tehdä siihen tarvittaessa muutoksia.

Lomakkeesta on apua myös työnohjauksen arvioinnissa

Työnohjausprosessin aikana ja sen lopuksi voidaan yhdessä arvioida, kuinka asetetut tavoitteet saavutettiin.

Arvioinnissa kannattaa edetä käänteisessä järjestyksessä:

  1. Panokset: Kuinka paljon käytimme aikaa ohjaukseen? Kuinka paljon kustannuksia siitä syntyi?
  2. Tuotokset: Mitä teimme ohjauksessa, millaisia tuotoksia syntyi? Auttoivatko ne saavuttamaan tavoitteemme?
  3. Tulokset: Millaisia muutoksia havaitsemme tapahtuneen ohjauksen ansiosta ajatuksissamme, toiminnassamme tai työyhteisössämme? Ovatko ne sellaisia kuin odotimme?
  4. Vaikutukset: Mihin tapahtuneet muutokset ovat vaikuttaneet? Ovatko vaikutukset sellaisia kuin odotimme?

Lomakkeen edut ja ongelmat

Ilman lomakettakin työnohjaaja, tilaaja ja osallistujat keskustelevat ohjauksen tavoitteista ja toteutuksesta. Lomakkeen avulla voi kuitenkin varmistaa, että kaikki oleelliset asiat tulee keskusteltua ja pääkohdat dokumentoitua.

Ero vaikutusten ja tulosten välillä voi joskus olla hämärä ja ilman tarkempaa keskustelua odotukset työnohjausta kohtaan voivat eri osapuolilla olla erilaiset.

Lomakkeen etuna on sen suoraviivaisuus, helppous ja nopeus. Vaikuttavuusketju-malli on monelle myös tuttu tapa jäsentää suunnittelua ja arviointia.

Vaikuttavuusketju-mallin ongelmana on yleisesti se, että se pelkistää todellisuutta, rajaa näkökulmia ja pakottaa keskustelun tiettyyn muottiin. Malli voi myös asettaa oletuksen, että työnohjaus etenee suoraviivaisesti kohti tavoitteita. Näinhän ei aina suinkaan ole, sillä tilanteet työssä muuttuvat ja ohjauksen myötä käsitykset tavoitteista tai työstä voivat muuttua. Nämä rajoitukset on hyvä pitää mielessä välinettä käyttäessä.

Mielestäni vaikuttavuusketju-malli on rajoitteistaan huolimatta varteenotettava tapa suunnitella ja arvioida työnohjausta. Uskon, että sitä voitaisiin hyödyntää myös muissa ohjausmuodoissa kuten coachingissa.