Ennen työnohjauksen aloittamista tilaaja, työnohjaaja ja ohjattavat neuvottelevat ohjauksen tavoitteista. Tämä on tärkeä vaihe tulosten ja vaikuttavuuden varmistamisessa. Siihen kannattaa panostaa, kun haluaa varmistaa ohjaukseen tehtävän investoinnin hyödyt.

Usein työnohjaaja neuvottelee ensin tilaajan kuten HR:n tai esihenkilön kanssa ja saa alustavan kuvauksen tilanteesta ja tarpeista. Kun sopimus on syntynyt, aloitetaan työnohjaus. Ensimmäisen ohjauskerran alussa työnohjaaja keskustelee ohjattavan tai ohjattavien kanssa työnohjauksen tavoitteista. Mikään ei kuitenkaan estä käymästä keskusteluja alusta saakka kolmikantana tilaajan, ohjattavan ja työnohjaajan kesken. Jos ohjattava hankkii työnohjausta itselleen, suunnittelua tehdään ohjattavan ja ohjaajan kesken.

Lomake yhdessä suunnittelun tueksi

Osana työnohjaajakoulutuksen lopputyötäni kehitin välineen, jonka avulla ohjaaja, tilaaja ja ohjattavat voivat yhdessä suunnitella ohjausprosessia ja sen vaikuttavuutta. Välinettä voidaan käyttää niin tiimi-, ryhmä-, kuin yksilötyönohjauksessa.

Kyseessä on simppeli lomake, johon voi helposti dokumentoida käytyjen keskustelujen pääkohdat.

Väline perustuu vaikuttavuus-ketju-malliin, jota käytetään paljon projektien suunnittelussa ja arvioinnissa. Vaikuttavuusketju koostuu neljästä osasta: Panos-Tuotos-Tulos-Vaikutus (Input-Output-Outcome-Impact).

Työnohjauksen vaikuttavuuden varmistamisen ja arvioinnin väline

Suunnittelun vaiheet

Keskustelussa kannattaa edetä lomakkeen vaiheiden mukaan. Näin suunnittelu etenee johdonmukaisesti.

1. Vaikutukset: Suunnittelu kannattaa aloittaa vaikutuksista ja keskustella siitä, mihin työnohjauksella halutaan vaikuttaa. Tämän kuvaamisessa tilaajalla ja ohjattavilla on erityisen tärkeä rooli. Ohjaaja voi kertoa, millaisia vaikutuksia työnohjauksella tutkimusten ja omien kokemustensa mukaan yleensä on.
2. Tulokset: Tämän jälkeen voidaan pohtia yhdessä sitä, millaisia tuloksia eli konkreettisia muutoksia ajatuksissa, toiminnassa tai työyhteisössä tavoitellaan? Näiden tulisi olla sellaisia asioita, jotka vaikuttavat kohdassa 1 valittuihin asioihin. Kovin tarkkaan tavoitteita ei kannata rajata. On hyvä pitää mielessä, että työnohjauksella on onnistuessaan mahdollista saavuttaa hyvin monipuolisia tuloksia ja niitä kaikkia on usein vaikea ennakoida.
3. Tuotokset: Työnohjaaja kertoo siitä, millainen toiminta työnohjauksessa auttaa saavuttamaan haluttuja tuloksia. Työnohjaaja voi myös kuvata erilaisia vaihtoehtoja ja omaa ohjaustapaansa. On myös hyvä selvittää millaisia työmuotoja ohjattavat toivovat ja sopiiko työnohjaajan lähestymistapa ohjattavien tarpeisiin. Jossain tapauksessa työnohjauksessa on paikallaan vain keskustella, toisessa taas tehdä työtyylikartoitus tai mielikuvaharjoituksia keskustelun pohjaksi, ja kolmannessa käyttää vaikkapa draaman keinoja.
4. Panokset: Lopuksi arvioidaan millaisia panoksia asetetut tavoitteet edellyttävät. Joskus voi käydä niin, että tavoitellut vaikutukset ja tulokset edellyttävät enemmän ohjauskertoja kuin niitä on mahdollista hankkia. Tästä on hyvä keskustella suunnittelun yhteydessä ja asettaa panokset ja tuotokset tasapainoon. Näin kaikilla osapuolilla on realistiset odotukset ohjausprosessille.

Yhdessä jäsennetty ja dokumentoitu suunnitelma auttaa kaikkia toimimaan tavoitteiden suuntaisesti, mikä jo itsessään auttaa varmistamaan tavoitteiden saavuttamisen ja sujuvan yhteistyön.

Ohjausprosessin edetessä voidaan palata suunnitelmaan ja tehdä siihen tarvittaessa muutoksia.

Lomakkeesta on apua myös työnohjauksen arvioinnissa

Työnohjausprosessin aikana ja sen lopuksi voidaan yhdessä arvioida, kuinka asetetut tavoitteet saavutettiin.

Arvioinnissa kannattaa edetä käänteisessä järjestyksessä:

1. Panokset: Kuinka paljon käytimme aikaa ohjaukseen? Kuinka paljon kustannuksia siitä syntyi?
2. Tuotokset: Mitä teimme ohjauksessa, millaisia tuotoksia syntyi? Auttoivatko ne saavuttamaan tavoitteemme?
3. Tulokset: Millaisia muutoksia havaitsemme tapahtuneen ohjauksen ansiosta ajatuksissamme, toiminnassamme tai työyhteisössämme? Ovatko ne sellaisia kuin odotimme?
4. Vaikutukset: Mihin tapahtuneet muutokset ovat vaikuttaneet? Ovatko vaikutukset sellaisia kuin odotimme?

Lomakkeen edut ja ongelmat

Ilman lomakettakin työnohjaaja, tilaaja ja osallistujat keskustelevat ohjauksen tavoitteista ja toteutuksesta. Lomakkeen avulla voi kuitenkin varmistaa, että kaikki oleelliset asiat tulee keskusteltua ja pääkohdat dokumentoitua.

Ero vaikutusten ja tulosten välillä voi joskus olla hämärä ja ilman tarkempaa keskustelua odotukset työnohjausta kohtaan voivat eri osapuolilla olla erilaiset.

Lomakkeen etuna on sen suoraviivaisuus, helppous ja nopeus. Vaikuttavuusketju-malli on monelle myös tuttu tapa jäsentää suunnittelua ja arviointia.

Vaikuttavuusketju-mallin ongelmana on yleisesti se, että se pelkistää todellisuutta, rajaa näkökulmia ja pakottaa keskustelun tiettyyn muottiin. Malli voi myös asettaa oletuksen, että työnohjaus etenee suoraviivaisesti kohti tavoitteita. Näinhän ei aina suinkaan ole, sillä tilanteet työssä muuttuvat ja ohjauksen myötä käsitykset tavoitteista tai työstä voivat muuttua. Nämä rajoitukset on hyvä pitää mielessä välinettä käyttäessä.

Mielestäni vaikuttavuusketju-malli on rajoitteistaan huolimatta varteenotettava tapa suunnitella ja arvioida työnohjausta. Uskon, että sitä voitaisiin hyödyntää myös muissa ohjausmuodoissa kuten coachingissa.